Une mise en place réussie dans mon bar ou restaurant

2021-02-17

Vous avez décidé de vous lancer dans la réservation en ligne et la privatisation de votre bar ou restaurant.

Vous avez travaillé sur la visibilité de votre établissement sur Google et différentes plateformes de référencement. Vous avez revu la disposition de vos différents espaces et changé votre décoration. Vous avez terminé l'onboarding de vos nouveaux outils organisationnels... Le grand jour est arrivé et il est temps pour vous d'accueillir votre première réservation de groupe. Comment faire de cette soirée une réussite et préparer votre salle et votre équipe à l'accueil de ces nouveaux clients ? Quelle est la mise en place adaptée pour une privatisation ?

Notre équipe vous révèle des conseils simples afin que l'accueil de vos réservations n'ait plus aucun secret pour vous.

1. L'importance d'une bonne mise en place dans un bar ou restaurant

Chaque restaurateur ou gérant d'établissement connait l'importance de la mise en place pour la réussite d'un service ou d'une soirée. La mise en place est un terme qui, également repris en anglais, regroupe l'ensemble des actions qui facilitent le service comme par exemple : vérifier les stocks, napper et dresser les tables, remplir la ménagère, s'assurer de la propreté du bar ou du restaurant etc.

En cuisine la mise en place consiste à s'assurer que tous les ingrédients nécessaires à la réalisation des plats de la carte soient à portée de main du cuisinier avant d'allumer sa plaque de cuisson ou son four.

Derrière le bar, la mise en place est très similaire à celle du cuisinier puisqu'il s'agit de vérifier que toutes les différentes fournitures et bouteilles soient disponibles. Tous les ingrédients nécessaires à l'élaboration des cocktails doivent être à portée de main des serveurs sur les différents postes de travail avant l'arrivée des clients et le rush de la soirée.

En salle, la mise en place est surtout liée à la disposition des tables, des différents couverts et la propreté des lieux.

Toutes ces actions sont essentielles pour la bonne organisation du bar ou du restaurant, et concernant l'accueil de vos réservations : il y aussi des spécificités à prendre en compte et de nouveaux réflexes à adopter pour compléter votre liste de tâches habituelles pour la mise en place.

2. Adoptez la todo-list pour réussir votre mise en place

La todo-list, en français "liste de tâches à accomplir", est un document qui vous permettra de vérifier tous les points importants avant l'arrivée de vos clients. Elle vous permettra de vous remémorer toutes les actions à effectuer pour votre mise en place et d'être bien organisé dans le temps, avant et lors de l'évènement.

Ce document peut être soit digital, mais aussi papier, si vous n'avez pas encore la possibilité de donner l'accès à une tablette ou un ordinateur à votre équipe en salle.

Réaliser avec votre équipe votre propre todo-list de mise en place, adaptée aux problématiques de votre bar ou restaurant vous permettra d’éviter des malentendus et le stress inutile pendant la soirée et d'avoir tous ensemble le même niveau d'information.

Si vous bénéficiez de l'outil de gestion de réservation JOY n'hésitez pas à consulter également votre liste de tâches liée aux réservations régulièrement, car elle vous permettra d'être guidé au mieux en amont de vos différents événements et d'en maîtriser la temporalité. Vous pouvez également décider de personnaliser cette liste de tâche afin de centraliser et synchroniser toutes les actions à effectuer dans le même outil.

3. La mise en place de votre bar ou restaurant pour une soirée avec des réservations de groupe

Voici six exemples de tâches à rajouter à votre todo liste de mise en place habituelle pour être sûrs d'être tout aussi bien organisé côté réservations :

  1. Faire le point sur vos réservations du jour grâce à votre outil de réservation en ligne
  2. Appeler ou envoyer un dernier SMS de confirmation à vos clients pour vous assurer de leur venue et éviter les no-show.
  3. Partager dans un endroit visible le planning des réservations à vos équipes ainsi que les horaires de réservation afin qu'ils soient consultables à tout moment.
  4. Rassembler les tables et les chaises de façon à n'avoir que des configurations adaptées aux différents groupes. Privilégier de grandes tablées de plus de 5 personnes.
  5. Personnaliser les tables de chaque réservation avec une pancarte "Réservée", l'heure d'arrivée et le prénom de votre client.
  6. Vérifier que les éventuelles pré-commandes du client ont bien été préparées et l'attendent au frais ou au chaud en fonction.

4. La mise en place d'un bar ou restaurant pour une privatisation

Dans le cas de la privatisation, la mise en place de votre bar ou restaurant ne sera pas la même que pour une soirée de réservations de groupe. À priori, il n'y aura qu'un seul groupe qui occupera tout votre bar ou restaurant pour la soirée donc pas de turn-over ou de différents flux d'arrivées et départ des clients sur les différentes tables à gérer.

Cependant, rien ne doit être laissé au hasard. Pour la mise en place d'une privatisation, le plus important est la préparation en amont de l'événement. Elle est facilitée par une bonne communication avec le client. Il est important de d'établir un bon brief pour comprendre le programme de son événement. Grâce à ce brief, vous serez par ailleurs en mesure d'anticiper au mieux les besoins du client pour le jour-J.

Cette démarche va vous permettre de réfléchir à la bonne mise en place adaptée à l'événement de votre client. Vous pourrez alors définir la disposition de vos tables dans la salle et mettre en place les moyens humains et logistiques nécessaires à la bonne tenue de l'événement comme par exemple : le matériel prévu et les options éventuelles qu'il a décidé de rajouter dans le devis qui a été validé avec vous.

5. Quelques exemples de mises en place de votre salle pour la privatisation

Disposition en format cocktail

Cette mise en place convient aux occasions corporate et privées festives

  • Laisser un espace central libre pour que les clients puissent circuler à leur guise
  • Il est possible de disposer quelques tables en retrait, par exemple le long des murs ou des mange-debouts en appoint pour que les clients posent leurs verres ou la nourriture.
  • Rapprocher plusieurs tables pour créer le buffet.
  • En fonction du degré de standing de l'événement, ne pas hésiter à draper les tables.
  • Mettre en avant les boissons et les verres vides. N'hésitez pas à mettre en valeur tous les produits contenus dans le cocktail déjeunatoire ou dînatoire négocié avec le client (pièces cocktail, mignardises etc.)

Disposition format séminaire

Cette mise en place convient particulièrement aux occasions corporate non festives
  • Optez pour une mise en avant du matériel (vidéo-projecteur, sonorisation et micro, écran, etc.)
  • Disposer les tables et les chaises selon le format que vous avez défini avec le client
  • Le Format "conférence" sera adapté en cas de discours ou de prise de parole
  • Le format en "tablées" ou atelier de travail, adapté pour des rencontres professionnelles ou travaux à plusieurs.
  • Le format dit "en U" est plus adéquat pour une réunion officielle ou une formation car il permet au formateur d'être libre de ses mouvements dans la salle tout en étant proche des apprenants.