Comment agencer mon établissement pour recevoir des réservations

2021-02-10

Vous souhaitez mettre à disposition l'un des espaces inexploités de votre établissement pour de la privatisation ? Vous avez décidé de vous lancer dans la réservation de groupe ?

Voici comment mettre en valeur au maximum les différents espaces de votre bar ou restaurant et l'agencer au mieux pour pouvoir accueillir des groupes confortablement.

Il est possible d'optimiser chaque m2 de votre établissement afin de pouvoir recevoir plusieurs demandes en simultané tout en respectant, bien sûr, le bien-être de vos clients et la législation en vigueur pour l'accueil du public.

1) Se renseigner sur la capacité légale d'accueil de son établissement

Si vous êtes propriétaire d'un bar ou d'un restaurant, vous êtes alors identifié comme un ERP (Etablissement Recevant du Public) et vous êtes donc soumis à une jauge légale pour l'accueil du public. Cette jauge légale sera alors une base solide pour réfléchir à comment agencer les différents espaces et répartir les clients dans votre établissement.

Cette jauge légale est précisée sur la fiche technique officielle de votre établissement.

En général, l'effectif maximal du public admis dans un établissement de type bar et restaurant est déterminé selon la densité d'occupation suivante (après la déduction des estrades ou autres scènes, et des aménagements fixes autres que les tables et les sièges) : on compte en moyenne une personne par m2 pour un format assis et deux personnes par m2 maximum pour un format debout. (Ces normes sont susceptibles de changer avec la situation sanitaire actuelle.)

Pour vos réservations, vous ne pouvez pas dépasser la jauge légale de votre établissement.

2) Préparer son établissement à la privatisation

Votre aménagement intérieur doit être modulable et adaptable à différentes configurations pour convenir autant aux réservations de tables qu'aux privatisations.

Pour quels types d'occasions les clients souhaitent-ils privatiser un espace ?

  • Pour travailler (séminaire, travaux de groupes, rencontres, conférences, etc.)
  • Pour une soirée d’entreprise (comité d'entreprise, soirées de clôture, présentation de nouvelles marques, etc.)
  • Et quand on est un particulier : pour un mariage, pour un anniversaire, tout simplement pour se retrouver uniquement avec ses amis en dehors de chez soi.

Pour le cas de privatisation, il s'agit très souvent de demandes sur devis, avec des besoins clients particuliers et personnalisés. Vous pouvez tout à fait pratiquer un prix global de location sur la salle (location sèche) ou demander un engagement par le biais d'un devis pour différentes prestations : la location de salle, des boissons, de la nourriture ou d'autres services proposés, votre personnel mis à disposition, etc.

Souvent, lorsque qu'un client demande une privatisation, c'est parce qu'il a besoin de se retrouver dans une certaine intimité avec ses invités. Pour être satisfait, il aura alors besoin d'un espace clôt ou à part du reste de votre établissement.

Si cela vous semble difficilement réalisable de segmenter votre établissement en deux espaces indépendant, vous pouvez également proposer tout l'établissement à la privatisation.

3) Agencer son établissement pour accueillir des réservations de groupe

Les espaces les plus fréquemment mis à disposition pour la réservation sont : quelques tables, une alcôve, une mezzanine, une salle arrière, un sous-sol, et pourquoi pas la terrasse, car c'est un espace très prisé en été.

Si vous recevez une ou plusieurs réservations de groupe, le plus adéquat est de faire des tablées de 4 à 8 personnes.

N'hésitez pas à utiliser tous les recoins de votre établissement pour créer des coins intimistes où les clients se sentent comme chez eux : du mobilier confortable pour les tables et chaises classiques mais aussi des banquettes ou canapés.

Ces espaces sont très prisés des clients qui vivront une expérience un peu différente de celle d'un bar classique où ils sont attablés avec des chaises de bistro. Créer un univers dans chaque espace et lui donner un nom reconnaissable permettra au client de s'y retrouver.

Si plusieurs groupes sont présents le même soir et que vous en avez la possibilités, n'hésitez pas également à leur donner un peu d'intimité en créant des séparations avec des paravents, ou encore des plantes.

4) Faites le point sur les conditions de réservation ou privatisation pour vos différents espaces

En fonction de la nature d'un événement, le prix ou les conditions de réservation seront alors différentes car vous devez vous y retrouver en tant que gérant de l'établissement. Il ne faudrait pas qu'une réservation vous fasse perdre du chiffre d'affaires mais plutôt qu'elle le sécurise.

Pour cela, tentez de déterminer un panier moyen pour chaque client qui se rend dans votre établissement. Ce panier moyen sera le minimum de consommation que vous pouvez indiquer sur la fiche de vos différents apporteurs d'affaires afin que le client sache sur quoi il doit s'engager pour réserver un espace.

Exemple de cas pratique pour le cas d'une réservation et d'une privatisation :

Choisissons l'espace de la Mezzanine. Elle peut accueillir en tout 30 personnes d'après votre fiche technique officielle. Vous avez un panier moyen de 30 euros par personne dans votre établissement.

Dans chaque cas de figure vous ne devez pas être déficitaire, par rapport à ce que vous gagnerez avec une autre option et donc réfléchir à des conditions de réservation et de privatisation équivalentes.

Vous pouvez au choix :

1) Accueillir 3 réservations de 10 personnes :

- Leur demander de s'engager sur un minimum de 30€ de consommation/personne
- Le minimum de consommation par groupe sera de 300€
- Le chiffre d'affaires assuré pour la soirée avec ces trois groupes est de 900€.

2) Accueillir une privatisation de 30 personnes :

La solution de La location sèche :

- Demander aux clients au minimum sur un devis de 900€
- Ils peuvent ramener leurs propres boissons et nourriture

La privatisation clef en main :

- Appliquer des frais de Privatisation : 150€
- Facturer au minimum 750€ de F&B (nourriture et boissons)
- Le devis total pour cette prestation est alors de 900€

Paramètrez une caution en ligne pour chacun de vos espaces

Pour éviter les no-shows et sécuriser votre chiffre d'affaires, nous vous conseillons également de mettre en place une solution de caution digitale, comme celle proposée par le service Joy pour chacun de vos espaces.

Ainsi vous pourrez paramétrer une caution adaptée et également modifier le montant de celle-ci en fonction de vos besoins et vos réservations.